保険営業の活動を、担当者の記憶や勘に頼らない形で管理したいとお考えでしょうか。

「今月の訪問件数は目標に届いているのに、挙績のほうが伸びてこない」
「どこを回ったかは日報に書いてあるけれど、正しい行動なのか分からない」

保険の営業組織ではこのようなやり取りがよく聞かれますが、活動の管理が訪問件数の集計だけで止まっていると、成果との関係をうまく掴めません。

保険営業において本来管理すべきなのは、訪問した件数ではなく、限られたリソースをどこに割り当てたかという配分ではないでしょうか。訪問に割ける時間が決まっているなかで、どこに時間を使ったかによって結果は大きく変わっていきます。

保険営業の活動管理で見るべき3つのもの、回る相手によって変わる管理の切り口、そして仕組みを選ぶときの線引きまでを、順を追って整理していきたいと思います。

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保険営業の活動管理とは

保険営業の活動管理とは、訪問や面談の記録を残し、限られた営業リソースをどこに割り当てるかを判断するための仕組みや取り組みです。

ここでの活動管理は契約管理や顧客管理ではなく、営業担当者（保険募集人）が行うお客様や代理店への訪問活動が対象となります。担当先・訪問先への効果的な営業成果を最大化させることが目的として、日々の訪問活動において誰と会い、何を話したか、そして次にどこに行くべきか、1件ごとの記録を重ねることで、営業活動をその場その場の点の活動ではなく、線や面で捉えられるようにしていく取り組みです。

契約管理・顧客管理との違い

契約管理や顧客管理との違いをもう少し明確にしておきましょう。保険業界において契約管理は、契約データの名寄せや満期・更改の時期、手数料の集計などを管理することを指します。主に保険代理店システムによって行われます。顧客管理は、お客様ごとの契約の全体像や意向を把握した記録をまとめるものです。営業目線ではなく、顧客単位で情報を集約し、顧客の状況を把握しやすくします。

活動管理はこれらとは異なり、営業担当者の目線での活動の最適化と成果創出にフォーカスしたい取り組みです。保険営業は単発の活動で完結するものではありません、契約情報や顧客情報だけが整理されていても効果的な提案活動は実現できません。それらを活用しながらも、提案活動そのものを管理していく必要があるのです。

活動管理の目的は、成果創出のための行動を決めること

活動管理の記録はただ過去の実績を集計するためだけのものではなく、成果創出に向けた次の行動を決めるために使うものです。先週どこへ行ったかを振り返るだけで終わるのであれば、記録は日報と変わらないものになってしまいます。

目的は、データをもとに次にどこへ行くか、どのようなアクションを取るかを決めることです。最終訪問日を見て優先的にフォロー活動するべき訪問先を決める、決裁者とのコンタクト有無のデータから、次の訪問時のストーリーとゴールを考える、このようにデータから1つ1つの判断を行うこと営業活動の精度は格段に向上します。

そして忘れてはいけないのは、どのようなデータを取るべきかを逆算して設計しておくこと、です。後でどのような活動に繋げたいか、何がわかればどう判断できるかを考えた上で日々の活動において記録するべき項目を決めるようにしましょう。

訪問件数管理だけでは成果が上がらない理由

みなさまのチームでも、訪問件数は前年より増えているのに挙績が横ばい、という月があるのではないでしょうか。件数と成果が連動しないのは担当者の努力が足りないからではなく、限られたリソースの使い方が偏っているときによく起こります。

リソースには限りがある

営業担当者が1か月に訪問できる時間・回数には限りがあり、1日に回れるのは移動を含めて数件から十数件、そこに月の稼働日数をかけても月間で数十件から百数十件という範囲に収まります。一方で、保険の営業では1人の募集人が受け持つ担当先の件数がこの回数を上回ることが多く、代理店を担当する営業では1人あたりの担当代理店数が平均で40社前後、また個人のお客様を担当する場合は数百世帯を抱えることもあります。

業務効率化によって訪問件数を増やすことは可能かもしれませんが、件数増加を過度に求めてしまうと1件あたりにかける時間を削るしかなくなり、訪問の数は伸びても面談の質のほうが落ちていきます。

訪問先の偏り

日々漫然とした活動を行っていると訪問先には自然と偏りが出てきます。歓迎してくれる先、話が早い先、移動の途中にある先には足が向きやすく、一方で反応が鈍い先や遠い先、話が長くなる先は自然と後回しにしてしまうものです。

これは担当者がサボっているという話ではなく、限られた時間のなかで効率を考えた結果として起こることです。ただし、成果創出の観点で見た時に正しい活動になっているのかは十分に振り返る余地があります。

偏りは、本人からは見えない

訪問の偏りは担当者本人の感覚では気づきにくく、特に訪問していない先はそのまま見過ごされたままになります。特にマネージャーの方にとっては、この偏り、未訪問のままで良いのかを客観的に評価することで、チームや担当者への指示が変わってきます。

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活動管理で見るべき3つのもの

保険営業の活動管理で見るべきものは、誰に何回会ったか・次に会うべきは誰か・会った結果に何が残ったか、の3つです。

この3つから訪問の配分を感覚ではなく記録から判断できるようになり、どこにフォーカスすべきかをチーム全体で同じ材料をもとに議論することができます。

訪問回数の偏り

まずは各担当先に対して何回ずつ訪問できているかを一覧で並べることが重要です。ここを数えると訪問が集中している先と手つかずの先が同時に見えてきますし、担当先を地図の上に置いて担当者別に色を分ければ、エリアとしての偏りも一緒に把握することができます。

注力すべき先に偏っているのであれば問題はありませんが、必ずしもそうでない場合はどのようにリソースを傾けるのかを検討しましょう。意図せず訪問回数が多い先から、注力すべき先へと活動量をシフトさせていく必要があります。

次に会うべきは誰かを決める

次に見るのは最終訪問日です。訪問回数が同じでも、3か月前に1回だけ行った先と先週行った先では、置かれている状況は異なります。

最終訪問日が記録されていれば、一定期間接触のない先を抽出することができます。しばらく会えていない先を機械的に拾い出せる状態をつくっておくことが、取りこぼしを防ぐうえでは重要です。特に更新や更改の月、前回の提案から経過した時間と組み合わせると、自ずと次に訪問すべき先が見えてきます。

訪問記録を積み重ねる

3つ目は、前回の訪問時に何を話し、どのようなリアクションがあったかの記録です。訪問した事実だけでは、その訪問にどのような意味があったのかどうかを判断することができません。

面談できた相手、そこで何をしたか、どのようなリアクションだったか、そして次に何をするか、これらの情報を訪問のたびに重ねていくことが重要です。代理店を回る場合であれば、応対してくれたのが窓口の担当者なのか、商品の採用を決められる立場の人なのかによって、同じ1回の訪問の価値が大きく変わってきます。

訪問先による管理すべき項目の違い

保険営業の活動管理は、個人のお客様を回る場合、代理店を回る場合、金融機関の支店を回る場合で、管理すべきものが変わります。

では、回る相手ごとに何が違うのかを見ていきましょう。役職の呼び方は会社によって異なるため、ここでは肩書きではなく訪問先の違いで分けて整理していきます。

個人のお客様を回る場合

個人のお客様を担当する募集人の場合、フォーカスすべきは最終接触日とタイミングです。生命保険であれば更新、損害保険であれば毎年の更改があり、この時期に接触できていないと、継続の判断が相手任せになってしまいます。

結婚、出産、住宅の購入、お子様の進学といったライフイベントも、必要な保障が変わる節目にあたります。ただ、こうした情報は契約データを見ても分からないため、普段の会話で聞いた内容を日付とセットで記録しておく必要があります。残しておかなければ、節目が来たことにこちらから気づくことができません。

代理店を回る場合

代理店を担当する営業（会社によって代理店営業、ソリシターなどと呼ばれます）の場合、訪問する相手は契約者ではなく、商品を販売してくれる事業者になります。1人で40社前後を担当することもあると言われており、全社を同じ頻度で回ることは現実的ではありません。

ここで管理したいのは訪問の頻度と、そこで何をしたかの2つで、研修を実施したのか、販促資料を届けたのか、同行訪問に入ったのかによって、1回の訪問が残す影響の大きさが変わってきます。活動の記録を選択肢から選べる形にしておくと、支援の内容別に集計して、どの打ち手が実績につながっているかを後から確かめることができます。

金融機関の支店を回る場合

銀行や信用金庫の窓口を通じた販売を支援する立場では、担当する支店が20から50にのぼることもあると言われています。支店ごとに扱いの温度差があり、人事異動によって窓口の担当者が入れ替わることもよくあります。

支援内容としては、商品を説明することそのものよりも、保険を思い出してもらえる場面をどう作るかという観点が重要になります。勉強会を開いたのか、ロールプレイングまで行ったのか、案件の相談に同行したのかによって各支店の取り組み姿勢が変わりますし、人事異動で窓口の担当者が入れ替わると関係値が振り出しに戻ってしまうこともあります、支店名だけでなく会った相手の名前と役職まで記録に残しておくことが重要です。地図上に支店を並べて最終接触日で色を分けておけば、担当エリアのなかで足が向いていない支店を一目で把握することができます。

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訪問時の活動記録に必要な項目

では訪問後にどのような活動記録を残す必要があるのか、細かく見ていきましょう。
記録すべきことは大きく分けると、誰と会ったか・何をしたか・次に何をするか、の3つです。

では、どういう形で残すと使える記録になるのでしょうか。項目を増やすことよりも、現場が数十秒で入力を終えられる形にすることのほうが、結果としてその後の運用がしやすくなります。

選択肢で選ぶ項目と、自由に書く項目を分ける

選択肢項目をあらかじめセットしておくことで訪問記録を集計に使うことができ、定量的な比較や振り返りがしやすくなります。自由記述だけで残された記録は、読めば内容は分かるものの、活動の内容別に件数を数えることができません。

一方で、すべてを選択肢にしてしまうと現場が感じ取ったことが記録から落ちていきます。これらは個別の案件をより深く進めていくためには不可欠です。そこで、活動の内容と結果は選択肢から選ぶ形にし、相手の反応や次の手は短い自由記述で残すという切り分けを意識的に設計しておくことが有効です。

選択肢は、自社の活動に合わせて決める

選択肢の項目は自社が実際に行っている活動の名前で作ることが重要です、一般的な営業活動の分類をそのまま当てはめると、現場担当者はどれを選べばよいか迷い、入力そのものが止まってしまったり、意図しない項目が選ばれてしまい、データの信頼性が乏しくなってしまいます。

代理店を回る営業であれば研修の実施や販促資料の提供、個人のお客様を回る営業であれば保障の見直し提案や給付金の手続き支援といった形で、担当者が普段から使う言葉を並べるようにしましょう。

入力は1分で終わる形にする

日報入力が続かなくなる原因のほとんどは「めんどくさい」「時間がない」といった理由で、現場の担当者にとっては訪問直後に簡単にその場で入力できるかが、非常に重要なポイントです。

上記のように選択肢項目をベースに構成しつつ、必要な部分は自由記述で記入してもらう形にすることで、必要な情報を最低限の負荷で入力してもらえるようになります。またこのように訪問直後に入力できるようにすることで、帰社後にまとめて書く場合には記憶が薄れて漏れてしまっていた情報も溜まっていくようになります。

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保険営業の業務効率化・成果向上につながるアプリ活用

担当エリアの訪問先を、顧客ステータスで色分けする

担当エリアの顧客を、地図上にピンとして立てることができます。タグを自由に作れるため、ヒアリング済み・提案済み・契約済みといった顧客の状態をタグにして、色で見分けることができます。

訪問した記録を、その場で残す

入力はすべてスマホで完結できるため、訪問直後に記憶が新鮮な状態で活動記録を残すことができます。選択肢から選ぶ形式や自由記述を組み合わせ、現場担当者にとって負荷の少ない運用を実現することができます。

選択肢は自社で定義できるため、例えば自社の商品に合わせて「xx医療保険」「yyプラン」といった選択肢を作り、項目として持たせることができ、各顧客への提案状況をわかりやすく蓄積、分類することができます。

現場担当者にとっては、帰社してから思い出しながら日報を書く作業もなくなります。記憶が新しいうちに記録できるので、残る内容も自然と具体的になっていきます。

顧客に渡した資料をピンに紐づける

ピンには、会社名だけでなく担当者名、電話番号、自由記述のメモを残すことができます。 どの資料をいつ渡したか、次に必要なデータは何か。これらの情報を残しておくことで繋がりを持った営業活動を実践することができるようになります。

マネージャーの方にとっては、担当者が代わってもこの情報が残ることが大きな意味を持ちます。引き継ぎの際にも過去にどのような話をしてくれていたのか、今後どのようなライフイベントがあるのかを正しく把握できます。

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まとめ

保険営業においては、限られたリソースをどのように配分するのかが非常に重要です。そのためにはその判断をするための情報を蓄積し、わかりやすく可視化することがポイントです。誰に何回会ったか、どのような話をしたか、次に何をするべきか、このような記録が残っていれば、次の一手を感覚ではなくデータから決められるようになるのです。

そしてこれらを現場担当者が無理なく実現するためには、自社の営業特性にあわせて簡単に選択式をベースに訪問記録を入力できるようなフォーマットを用意し、記録を積み重ねていくようにしましょう。

また、ひとことで保険営業と言っても営業対象が個人か法人かによっても取り組み方は大きく異なります。個人のお客様であれば節目の時期、代理店であれば訪問の頻度と支援の内容、金融機関の支店であれば面談できた相手と異動の有無が中心になります。自社が誰を相手にどのような営業活動を行っているか、何をデータとして蓄積していくべきかを先に決めてから項目を設計すると、現場で使われ続ける記録になっていきます。

Furoshikiは、訪問営業の活動管理に特化した地図ベースの営業支援アプリです。担当先を地図上のピンとして登録し、期間や担当者、タグなどで絞り込んで必要な情報を拾い出すことができます。訪問や面談記録を簡単にスマホで入力できるため、現場担当者の業務効率化にも繋がります。具体的な機能や導入の進め方については、ぜひ資料にてご確認ください。

よくある質問

保険営業の活動管理とは何ですか。

保険営業の活動管理とは、訪問や面談の記録を残し、限られた訪問回数をどこに割り当てるかを判断するための仕組みです。訪問件数の集計とは目的が異なります。

活動管理と顧客管理はどう違いますか。

活動管理は訪問や面談という接点を管理し、顧客管理はお客様ごとの契約や意向の情報を管理します。扱う対象が違うため、どちらかで代替することはできません。

訪問件数の目標はどう決めればよいですか。

全体の件数より先に、担当先を接触の間隔で区分し、区分ごとに必要な訪問回数を積み上げると運用しやすくなります。合計だけを目標にすると配分が偏ります。

代理店を回る営業の活動管理では、何を見ればよいですか。

見るのは訪問の頻度と、そこで何をしたかの2つです。1人で40社前後を担当することもあると言われており、全社を同じ頻度で回ることは現実的ではないため、訪問回数の分布を担当先の一覧に対して並べ、どこに偏っているかを確かめることが出発点になります。

そのうえで、研修の実施、販促資料の提供、同行訪問といった活動の内容を選択肢から選べる形にしておくと、どの支援が実績につながっているかを後から集計して確かめることができます。応対してくれた相手が窓口の担当者なのか、商品の採用を決められる立場の人なのかも、合わせて残しておくと判断の材料が増えていきます。

契約管理システムがあれば、活動管理の仕組みは不要ですか。

契約管理システムが得意なのは、契約データの名寄せや満期・更改の管理、手数料の集計といった、契約を単位とした情報の整理です。ここが整っていることは前提として重要ですが、訪問の抜けという切り口では情報を拾いにくい性格があります。

契約情報は契約の単位で並ぶため、誰にしばらく会えていないかを知るには、訪問の記録を担当先の単位で持ち直す必要があります。契約の管理が整っている組織でも、活動の管理は別の仕組みで補っているケースがよく見られます。