外回りの営業にAIをどう取り入れればよいか、糸口を探しているところでしょうか。

「AIで営業を効率化しろと言われたものの、何が正解かわからない」
「現場で定着させられる仕組みを導入したい」

このような声をよくお聞きします。

訪問営業においてAIを使って何を実現できると良いでしょうか？
大きくは「業務の効率化を図りたい」「受注に向けた示唆を出したい」という2つに分けられます。そしてこれらは別々のようで実は繋がっています。受注に向けた示唆を出すためには営業活動における記録やデータが十分に溜まっている必要がありますし、それらを蓄積するには担当者に大きな工数負荷が必要です。

ではどのようにAI導入していくと良いのか、訪問前後の各場面でAIによって何が実現できるのかを整理していきたいと思います。

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訪問営業におけるAI活用とは

訪問営業のAI活用とは、訪問前の計画立て、訪問後の記録、訪問の振り返りやデータ分析をAIに担わせ、契約率向上や売り上げ向上に取り組むことです。周辺業務を効率化させることで、人にしかできない顧客との対話に使える時間を増やす取り組みです。

では、AIは外回り営業の業務をどこまで引き受けてくれるのでしょうか。訪問営業の1日は、どこへ行くかを決める時間、実際に訪問して顧客と面談する時間、そして記録を残す時間に分かれますが、このうちAIに任せられるのは訪問の前後です。訪問前後の作業を効率化そして高度化させることで営業担当者が面談に使える時間が増え、また面談のクオリティを向上させることができるのです

AIが得意なこと

訪問営業においてAIが特にその効果を発揮するのは、大量の記録から傾向を見つける作業と、話した内容や書いた文章を整える作業です。過去の訪問履歴から反応のよかった条件を拾い出したり、面談後のメモをわかりやすくまとめるといった作業は、人が手作業で行うより圧倒的に速く、そして高精度で行うことができます。

日報の入力なども担当者によるばらつきを補正することもできるため、後から集計や比較がしやすくなります。

生成AIの登場により自然言語処理が飛躍的に進歩したため、今までは構造的な（決まった形の）データしか分析や処理ができなかったものが、自由記述で書いたデータや音声で録音したデータなども扱えるようになったことで、営業におけるAI活用も大きく進化しました。

AIが苦手なこと

一方で、訪問営業には記録に残っていない情報が数多くあります。訪問先での顧客との面談において相手の表情が曇った瞬間や、同席した人の立場、雑談のなかで出た一言といった材料は、担当者が言葉にして残さないかぎりはAIには把握できません。

つまりAIを最大限活用するためには、訪問面談において得られた情報をなるべく漏れずに蓄積していくことが重要なのです。AIにどれだけ情報を渡せるか、その量と質を高める必要があります。十分な情報がない状態で高度な処理だけを導入しても、返ってくるものは当たり障りのない一般論にとどまってしまいます。

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訪問活動の中でのAI活用

訪問営業のAI活用は一日の訪問活動の流れの中で、訪問前の計画や商談準備、訪問中や直後の記録入力、訪問後の振り返り、といった大きく3つの場面に分けることができます。

ただしこれら3つは決して独立したものではなく、入力した訪問記録が以降の訪問活動の判断材料になるという形でつながっていくものです。

訪問前のAI活用｜計画立案と面談準備

訪問前のシーンでは訪問先の候補抽出や選定においてAI活用が進んでいます。担当エリアの顧客リストに対して、最終接触日や過去の反応、契約の更新時期といった条件を掛け合わせ、今週行くべき先を優先度をつけたり、準備した新規開拓リストに対して条件を与えることでランクづけをするような使い方がされています。

国内でも取り組みが出てきており、大塚商会は営業担当者の予定に空きがあるとAIが見込み顧客と商材を探して訪問予定を登録する機能を自社の営業支援システムに組み込み、2019年から本格的に使っていると報じられています。エレコムも同社と組み、基幹システムと営業支援システムに溜まっていた過去3年分のデータを使って、訪問すべき企業を提案するAIモデルの開発を進めてきました。いずれの取り組みも、過去の訪問や受注の記録が揃っていることが出発点になっています。

訪問中のAI活用｜訪問記録入力の効率化

訪問中や商談中の場面では、録音や音声メモをAIに文字に起こしや要約させるといった使い方が広まっています。生成AIによってこの文字起こしや録音内容を把握する精度は飛躍的に高まっています。商談や面談の最中にメモを取ると会話に集中できなくなり、相手との対話が途切れてしまったりすることを防ぎ、より面談そのものに集中できるようになります。

また面談や商談の録音には相手の同意を得ておく必要があるか、事前に確認しておきましょう。直接の録音が難しい場合には、面談を終えた直後に音声で訪問のメモを記録してAIに文字起こし・要約をさせると言った使い方も広まっています。

訪問後のAI活用｜振り返りと次回面談への示唆

訪問後は、AIがもっともその力を発揮する場面です。音声から文字に起こした内容から、相手の課題、決まったこと、次にやることを抜き出して短くまとめるといった作業は、かなりの精度でこなせるようになっています。雑多に記録した音声や文章から、必要な情報を整理して項目ごとにアウトプットしてくれるため大きな効率化につながります。

ここで整理されたデータが、以降の営業活動の判断材料として活用できるのです。

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AI導入がうまくいかない理由

みなさまの会社でも、AIのツールを契約したものの現場が使わないまま更新時期を迎えた、みんなそれぞれで使っているようではあるがいまいち効果が見えない、といった経験があるのではないでしょうか。その場その場でのチャットをするだけではなく、効果的な営業活動に繋がりにくい原因は、ほとんどの場合、十分な情報がなかったことにあります。

AIが真価を発揮するには十分なデータ必要

AIによく期待されるのは、訪問記録を要約すること、それらを活用した優先度や次回アクションなどの今後の営業活動指針を提示することです。ただ、これらは過去の訪問記録データがあってこそなので、十分な訪問記録や情報が積み重なっていないと期待するアウトプットは出てきません。

導入して期待外れに終わるケースの多くは、AIの精度が悪いのではなく、AIが活用できる情報そのものが十分に収集できていなかったという状態です。

まずは訪問記録データを集めるためにAIを活用する

こういった結末を防ぐにはそもそも情報が集まらない状態を解決する必要があり、その部分にこそまずAIを活用することが有用です。これはつまり、先に述べたように記録を入力する部分にAIを活用し、音声入力をベースにすることで、現場の営業担当者が負荷なく十分な訪問活動の記録を入力できるようになります。

従来のように外回りから戻ってPCを開き、複数の項目を埋めて提出するという手順では、一件ごとの入力をなるべく早く簡単に終わらせようとして内容を省略したり、そもそも面談時の記憶に抜け漏れも出てくることもあります。

データが十分でないとAIの精度が上がらず、精度が上がらないと現場が使わなくなるという流れに入ってしまうと、ツールを入れ替えても結果は変わりません。

地味に見える違いですが、AIの精度は手元のデータの量で決まるため、まず何より訪問記録という埋もれがちな情報をAIによってしっかりと集めることが実は重要なのです。

音声AIによる日報入力

日報を音声入力できるようになると、訪問が終わった直後にその内容をスマホに録音するだけでメモとして残るようになります。生成AIによる要約や解析機能があれば、まとまりなく話してもある程度きれいにまとめてくれますが、なるべく意図に沿って抜け漏れなくまとめてもらうには、どのような内容を話すのかという項目をチームとして決めておくようにしましょう。

以下のように何をメモとして残しておくかを設計しておくことが重要です。

AIが解釈しやすい入力方法

音声入力でメモを残すときは話す順番を決めておくとさらに精度が安定し、訪問先、会った相手、何をしたか、相手の反応、次にやること、といったように決まった順で話すだけで、AIが解釈しやすくなります。

逆に、思いついた順に長く話した音声は、文字に起こしても構造がないために精度が落ちてしまう恐れがあります。話す時間を1分程度に区切り、話す順番を固定しておくほうが、結果として意図した通りの記録になります。

AIによって要約、構造化した情報を記録として残す

また、音声から文字起こしした文章をそのまま日報に貼り付けるだけの運用は少しもったいなく、あまりおすすめはできません。入力が音声でできるようになるだけでも効率化はされますが、話し言葉をそのままメモとして残すだけでは文章が長く、誰も読み返さなくなってしまいます。

AIの利点を最大限活用するのであれば、音声入力した内容の要約、あるいはそこから訪問記録として必要な項目を構造的に抽出したものを残せる運用にしましょう。構造的なデータにまとめることができればその後の営業パフォーマンスの振り返りにも活用できるようになります。

面談内容を録音する場合は相手の許可を得る

訪問中の会話をそのまま録音する際には、相手に伝えてから始めるようにしましょう。社内の記録のために使うということを最初に伝えておけば、断られてしまうことは多くありません。一方で録音されて記録に残ることで「自分に不利になる発言を避けたい」という意識が働き、本音を話しにくくなる人もいるということは念頭に置いておきましょう。

訪問直後に自分で音声メモを録音するだけであれば、もちろんこの手順は気にする必要はありません。どのような運用にするのか、あるいは場面によって使い分けるのか、チームとしての運用方針を決めておくようにしましょう。

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AI時代における訪問営業の価値

ここまで訪問営業におけるAI活用について見てきましたが、AI活用がどこまで進んでも営業担当者にこそ訪問営業の価値があることは変わりません。むしろ、AI活用が進むことによってその営業担当者による価値の差は今まで以上に大きくなっていくのではないでしょうか。

外回りという手段がいまも根強くあるのは、直接会って話さなければ動かないものがあるからです。そして直接会う時間を確保するために、それ以外の作業をAI活用によって効率化させる、直接会う時間をより価値あるものにするためにその準備や振り返りでAIを活用する。これらを実行するチームとそうでないチームでは、その差が大きく広がっていくことは間違いありません。

顧客に合わせたコミュニケーション

顧客との面談の場で交わされるのは言葉だけではありません、むしろその本音の部分は、非言語コミュニケーションという形で現れることも少なくありません。説明の途中で相手の視線が資料から外れた、価格の話になった瞬間に口数が減った、同席した人が一度だけ頷いた。このような情報をキャッチできるのは面談をしている担当者以外にはいません、そして担当者が言葉にして残さないかぎり記録にも残りません。

直接対面しながら何を感じ取り、話す内容をどう切り替えるか、その場にいる担当者にしか判断できません。一方でどのような反応があったのかを記録に残しておくことで、それを受けて今後どのように商談や提案を進めていくかはチームやAIの力を借りて判断できるようにもなります。

信頼関係の構築

こちらも当たり前ではありますが、訪問先との信頼関係構築もAIがとって代われない営業担当者の価値として残り続ける部分です。ただし信頼関係を構築するためのコミュニケーションのヒントや、過去のやりとりの記録を残す部分では多いにAIを活用することができます。

判断と意思決定

AIは与えられた情報をもとに答えを返すことはできますが、情報を与えない限りこちらの意図や背景を正しく汲んでくれるとは限りません。自分の求める情報を引き出すため、あるいは自分が求める形に情報を整理するためにはそれらを正しく伝える必要があります。

そしてAIによって導き出された情報はあくまで仮説でしかありません。決して鵜呑みにするのではなく、それらをもとにどのように商談・提案を進めるのかを判断し、意思決定するのは営業担当者の仕事になります。

つまりAIは、営業担当者の仕事を置き換えるものではなく、担当者が集めてきた情報を使って、次の判断の確度を高めるための手段という位置づけになります。

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まとめ

訪問営業にAIを入れることで変わるのは、作業が自動化されることだけではありません。日報や記録の入力、そして移動に取られていた時間が効率化されることで、営業担当者が顧客と向き合う時間そのものを増やせるようになります。この時間やリソースの使い方が変わることこそが、営業成果に跳ね返ってくるのです。

特に音声入力によって訪問記録を残せるようになることは、業務効率化だけでなく、残せる記録の精度を大きく高められることにつながります。今までは担当者の頭にしかなかった事柄が記録として残り、それをAIが解釈して次の面談をうまく進めるための仮説を出す。こういったサイクルが回り出すことで、面談はより良いものになっていきます。ここでのポイントは、AIを営業成果へと繋げるためには、AIが扱える情報をしっかり貯める必要があるということです。

そして、AI活用が進むほど、営業担当者にしかできない仕事が明確になっていきます。相手の反応を読むこと、信頼関係をつくること、最終的な意思決定をすること、この部分にどれだけ集中できるかが、中長期で見たときの差につながっていきます。

Furoshikiは、訪問営業の活動記録に特化した地図ベースの営業支援アプリです。担当先を地図上のピンとして登録し、訪問の記録を外出先のスマホから数十秒で残していくことができます。AIを効かせる前提になるのは、まさにこうして溜まっていった記録そのものです。記録を軽くする最初の一歩として、具体的な機能や導入の進め方をぜひ資料にてご確認ください。

よくある質問

訪問営業でAIは何ができますか。

訪問営業のAIは、訪問先の候補を絞ること、話した内容を文字にすること、記録から要点を抜き出すことができます。移動と面談そのものは代われません。

AIを導入すれば訪問件数は増えますか。

記録や移動の準備にかけていた時間は減らせますが、1日に回れる件数そのものには上限があります。増えるのは件数より、面談に使える時間のほうです。

営業日報は音声入力だけで完成しますか。

音声から文字に起こすところまでは自動化できますが、内容の確認と反映は人が行います。話した内容をそのまま貼り付けると、読み返されない記録になります。

訪問中の会話を録音してもよいですか。

録音すること自体と、何に使うのかを相手に伝えてから始めるようにしましょう。社内の記録に使うという範囲を最初に伝えておけば、断られることは多くありません。

伝える手順を省きたい場合は、面談後に自分の声だけで内容を吹き込む音声メモという方法もあります。どちらを使うかで事前の準備が変わるため、運用を決める段階で切り分けておくと現場が迷わずに済みます。

AIを入れる前に準備しておくことはありますか。

訪問の記録が、担当先ごとに取り出せる形で溜まっているかどうかを先に確かめてください。AIが返す答えの精度は渡した材料の量と質で決まるため、記録が揃っていない状態では処理を入れても効果が出にくくなります。

目安として、最終接触日がすぐに取り出せること、日報の形式が担当者間でそろっていること、記録が自由記述だけになっていないこと、この3つが揃っていれば次の段階に進める状態だと考えられます。