紙の日報・属人管理から脱却。 顧客情報を会社全体で共有する営業基盤へ。

課題

• 紙管理によって営業活動が見えづらく、訪問履歴や活動状況を共有できていなかった

• 顧客情報や対応状況が担当者ごとの管理となり、組織として営業状況を把握できていなかった

決め手

• フロシキはシンプルな操作性で、ITに不慣れな社員でも無理なく活用できると感じた

• 既存顧客管理から新規開拓まで、地図を活用して一元管理できた

効果

• 営業活動の可視化により、訪問状況や進捗を社内でリアルタイムに共有できるようになった

• 情報共有と顧客管理の標準化が進み、組織全体で顧客を支える文化が醸成された

地域密着型のLPガス事業を展開する岡山安全ガス株式会社様。
「顔の見えるライフラインカンパニー」として長年に渡り地域のお客さまとの信頼関係を築き、ガス供給だけでなく住まいのなんでも屋として暮らしを支えています。

同社ではお客さまとの関係をより強固なものにするため、顧客管理・営業活動の見える化を目指しフロシキを導入されました。

これまでは紙ベースでの顧客管理や日報管理を行なっていたため、営業担当者は訪問先リストの出力や、手書きでの日報入力が大変だったほか、担当者ごとの属人的な管理に委ねられていたため、全体の把握が難しいという課題を感じられていました。

フロシキ導入後は、訪問履歴や活動状況を会社全体で確認できるようになり、「お客様は担当者一人のお客様ではなく、会社全体のお客様」という意識づくりにもつながっています。

今回は、岡山安全ガス株式会社 代表取締役 松本さん、営業担当者 清水さんに、フロシキ導入前の課題や導入の決め手、実際の活用方法、そして導入後に感じられた変化についてお話を伺いました。

紙で出力し、あとは各担当者任せになっていた

—— 導入前はどのような課題がありましたか？

松本さん：以前は、営業活動の管理はほとんど紙ベースで行っていたため、あらゆる手間がかかっていました。

顧客情報や売上、保安管理に必要な情報は基幹システムに登録されていましたが、営業担当者が訪問に行くためのリストは都度紙に出力していました。

その後の訪問結果や日報も紙で管理していたため、誰がいつ、どのお客様を訪問したのかを会社全体で把握しづらい状態でした。

また、担当エリアごとに情報が属人化しやすく、「自分のエリアのお客様は自分しか分からない」という状況もありました。

代表取締役 松本さん

営業活動を見える化することは、会社として必要だと感じていた

—— 導入のきっかけを教えてください。

清水さん：業務に携わる中で、営業活動や担当者の動きを会社全体で把握できる仕組みが必要だと感じるようになりました。

他社では、kintoneやサイボウズ、Googleなどを活用して営業活動を見える化している事例もあり、そうした取り組みを見聞きする中で、当社でも営業管理を見直す必要があると考えるようになりました。

営業担当者一人ひとりがどのように動いているのかを見える化することは、会社として必要な取り組みだと感じています。

営業担当者 清水さん

ITが得意でなくても、導入しやすそうだった

—— フロシキを選んだ理由を教えてください。

清水さん：一番の決め手は、導入しやすさと使いやすさでした。
社内にはITツールが得意な方ばかりではなく、複雑なシステムでは定着が難しいという不安がありました。
その点、フロシキは地図をベースに直感的に使えること、スマートフォンでも簡単に確認・入力できることが魅力でしたね。外回りしながらその場で業務を完結できるイメージが持てました。

また、既存顧客への訪問管理だけでなく、今後の新規開拓営業にも活用できそうだと感じたことも、導入の後押しとなりました。
費用面でも、中小規模の会社にとって現実的に導入しやすいサービスだと思います。

活動履歴を蓄積し、会社全体で情報を共有

—— 現在はどのように活用されていますか？

松本さん：営業担当者は、訪問後に活動履歴をフロシキへ入力し、お客様ごとの情報を蓄積しています。担当者以外が訪問する際は、事前に履歴を確認してから現場へ向かう運用です。入力された履歴は会社全体で共有され、日報としても活用しています。

清水さん：私は、入社して1年弱ということもあり、訪問先の場所や過去の履歴を確認しながら営業活動ができる点に使いやすさを感じています。

外出先でも簡単に入力できるため、訪問後に会社へ戻ってからまとめて日報を書く負担も軽減しています。

訪問したかどうかが、一目で分かるようになった

—— 導入後に感じた変化はありますか？

松本さん：私たちは、3ヶ月に一度の定期訪問や全顧客訪問を大切にしています。 以前は、紙のリストで訪問先や訪問状況を確認し、日報も紙で記録していたため、管理が煩雑でした。

フロシキ導入後は、訪問したかどうかが一目で分かるようになり、訪問件数や活動状況も確認しやすくなりました。

また、会社として「訪問活動をきちんと行うことを大切にしている」という姿勢が、営業担当者にも伝わるようになったことも大きな成果です。

システム運用担当 高平さん。社内でフロシキの活用を支えています

お客様は担当者一人のお客様ではなく、会社全体のお客様

—— 営業組織として変わったことはありますか？

松本さん：導入後は、営業活動のブラックボックス化を防ぎやすくなりました。

以前は、「自分のエリアのお客様は自分しか知らない」という感覚がありましたが、フロシキを活用することで、どのエリアのお客様も会社全体で見ていく意識が少しずつ育っています。

担当者が違うエリアのお客様を訪問したり、状況を確認したりすることもできるようになり、顧客情報を会社全体で共有する文化づくりにつながっています。

営業担当者一人ひとりが、自分ごととして営業活動に取り組む意識も高まってきています。

営業メンバー全体の底上げにつながっている

—— 成果として感じていることはありますか？

松本さん：フロシキだけが直接的な要因とは言い切れませんが、営業活動に対する意識改革には大きく貢献していると感じています。

営業担当者の成長や主体的な行動もあり、組織全体として営業活動への意識が高まってきています。

単なる売上管理ではなく、訪問活動や顧客情報を見える化することがお客様との関係づくりへの意識に繋がり、営業組織全体の底上げにつながっています。
結果として今期は、営業メンバー全体が目標達成に近づいている状況です。

ミーティング風景

最初は面倒という声も。でもデータとして残せる価値は大きい

—— 現場の反応はいかがでしょうか？

清水さん：新しいシステムを導入したことで、最初は「少し面倒」と感じる声もありました。ただ、私は、活動履歴をデータとして残せることに大きな価値を感じています。

「このお客様は今どうなっているのか」「前回こういう話をしたから、そろそろ連絡した方がいい」といった管理にもつながるため、今後さらに活用が進めば、営業担当者にとっても欠かせないツールになっていくと感じています。

また、次に入社する社員にとっても、顧客情報や訪問履歴を確認しながら営業活動ができることは、大きなメリットになると考えています。

紙管理のままの中小ガス会社には、特に合うと思う

—— 同業の方におすすめするとしたら、どのような会社に向いていると思いますか？

松本さん：特におすすめしたいのは、まだ紙で顧客管理や訪問管理をしている中小規模のLPガス会社です。

大規模な会社であれば独自のシステムを導入している場合もありますが、中小規模の会社では、まだ紙媒体で管理しているケースも少なくありません。

倉庫にあるファイルを探さないとお客様情報が分からない、事務担当者が都度情報を確認しなければならない、といった課題がある会社には、フロシキのようなツールが特に役立つと感じています。

外出先ですぐに入力できる手軽さや、導入しやすい費用感も、中小企業にとって大きなメリットです。

既存のお客様との関係を深め、その上で新規開拓にも取り組みたい

—— 今後の活用について教えてください。

松本さん：今後は、日頃の感謝をお伝えしながら、既存のお客様との関係をより深めるため、訪問管理を会社の当たり前の文化として定着させていきたいと考えています。

お客様の属性や訪問履歴、ガス以外の情報も含めて蓄積し、どのお客様にどのような対応をしてきたのかを会社全体で把握できる状態を目指しています。
そのうえで、地域の新規顧客開拓にもフロシキを活用していきたいです。

また、予定・通知機能を活用することで、見積後の再訪問、数ヶ月後の状況確認、リフォーム後のお声がけなど、きめ細かなフォロー営業にもつなげていきたいと考えています。

中小企業だからこそできる温かいサービスを届けるために、フロシキを営業活動の基盤としてさらに活用していきたいです。

※掲載内容はインタビューをもとに構成しております。