属人化していた現場情報を、会社で活かせる営業資産へ。

課題

• 30年、40年と使われる設備情報が担当者の記憶に依存していた

• 現場ごとのノウハウや履歴を継続的に残す仕組みがなかった

決め手

• フロシキは現場情報や過去の履歴を地図上で一元管理できた

• シンプルな運用で現場情報を蓄積できると感じた

効果

• 「将来の自分や次の担当者」のために情報を残せるようになった

• 過去の履歴を活用しながら、よりスムーズな保守・営業活動を実現した

1970年の創業以来、半世紀以上にわたり、農業用スプリンクラーや制御弁、減圧弁など、水に関わる資材・設備を扱うメーカーとして日本全国で豊富な導入実績を誇る株式会社イーエス・ウォーターネット様。

農業用水を扱う畑地かんがい分野を中心に、緑化、工業、施設園芸、暑熱対策用ミスト、融雪スプリンクラーなど、幅広い分野で水を活用した課題解決に取り組まれています。

北海道から沖縄まで全国7拠点のネットワークを構え、お客様に密着したきめ細かなサービスを実現されている一方で、営業やメンテナンスの現場では、担当者ごとに顧客情報や施設情報を管理しており、情報の属人化が課題となっていました。

フロシキ導入後は、施設の位置情報、納入履歴、メンテナンス履歴、写真などを地図上に蓄積できるようになり、担当者が変わっても情報を引き継ぎやすい体制づくりが進んでいます。

今回は、同社の水上さんに、フロシキ導入前の課題や導入の決め手、実際の活用方法、そして導入後に感じられた変化についてお話を伺いました。

担当者しか分からない情報が多く、引き継ぎにリスクを感じていた

—— 導入前はどのような課題がありましたか？

水上さん：導入前は、営業担当者ごとに顧客情報や現場情報を管理している状態でした。

担当エリアごとにお客様や施設が決まっているため、どうしても「その担当者しか分からない」という情報が多くなっていることに課題を感じていました。たとえば、担当者が体調不良で対応できない場合や、異動・退職が発生した場合に、他のメンバーがすぐに代わりに対応することが難しかったのです。

特に、農業用のスプリンクラーや制御弁、減圧弁などは、一度納入すると30年、40年と長く使用される設備のため、毎年のメンテナンス履歴や設備情報を蓄積しながら、継続的にお客様をフォローしていく必要があります。

しかし、これまではそうした情報が担当者の感覚や個別管理に依存しており、会社として情報をつないでいく仕組みに課題を感じていました。

沖縄支店 課長代理 水上さん

誰が担当しても同じ品質で対応できる体制をつくりたかった

—— 導入のきっかけを教えてください。

水上さん：課題は以前から感じていました。

そこで、誰がその地区を担当しても、一定のサービス品質を保てる体制をつくるために、情報共有ができるツールを探し始めたことが導入のきっかけです。

担当者が固定されると、その人の頭の中には現場情報やお客様との関係性が蓄積されていきます。一方で、その担当者が異動や退職でいなくなった場合、「この現場はどうなっているのか」、「どんな製品が入っているのか」、「過去にどんなメンテナンスをしてきたのか」といった情報を確認することが難しくなります。

人との関係性は同行訪問などで補える部分もありますが、施設の位置情報や納入履歴、メンテナンス履歴など、大切な情報は仕組みとして残していく必要がありました。

地図に特化していること、そして対応力の良さが決め手

—— フロシキを選んだ理由を教えてください。

水上さん：一番大きかったのは、地図に特化している点です。

施設や設備の場所を管理するうえで、地図上に情報を残せることは非常に重要でした。他社サービスにはさまざまな機能がありましたが、まずは地図をベースにシンプルに情報を管理したいという考えがありました。

フロシキは、その目的に一番合っていると感じたんです。加えて、導入前後の対応力や連絡の取りやすさも大きな決め手でしたね。

最初の頃は、「こういう使い方をしたい」「こういう情報を残したい」といった要望を多く相談しましたが、その都度、できること・難しいことを含めて丁寧に対応してもらえたことが安心感につながりました。

まずは西日本エリアから始めてみようという形で、導入がスタートしました。

西日本営業部 統轄責任者 沖縄支店長 女屋さん

現場ごとに履歴や写真を残し、将来の自分や次の担当者へつなぐ

—— 現在はどのように活用されていますか？

水上さん：現在は、既存のお客様や施設の位置情報をフロシキ上に登録し、訪問前に過去の履歴を確認したうえで現場へ向かっています。

メンテナンス後には、作業内容や気づいた点を活動履歴として入力。施設ごとの特徴や、設置されている機械の状態、過去のメンテナンス内容などを記録しています。
写真を登録することもあり、実際の設置状況や設備の状態を後から確認できる点は非常に役立っています。

年に一度のメンテナンスなど、期間が空く業務では、前回の状況を忘れてしまうこともあります。そのため、活動履歴を残すことは、次の担当者だけでなく「将来の自分へのメッセージ」としても役立っています。

新規開拓でも、訪問履歴を蓄積して次のアクションにつなげる

—— 新規営業ではどのように活用されていますか？

水上さん：既存顧客だけでなく、新規営業でもフロシキを活用し始めています。
たとえば、暑熱対策用ミスト関連の営業では、設計会社やコンサル会社、自治体関連の案件に関わる企業などへアプローチしています。

こうした新規訪問をした際には、訪問先にピンを立て、活動履歴に内容を記録するようにしています。

公共案件では、コンサル会社が設計に関わることも多く、設計段階で自社製品が採用されることが重要になります。そのため、コンサル会社に営業したり、場合によっては実際に利用する施設やお客様側から課題を聞き出したりしながら、提案のきっかけをつくっています。

担当者に会えなかった場合でも、「担当者名だけ確認できた」、「次回はこの方宛にアポイントを取る」、「今回は反応が薄かったため、別の切り口で再訪する」といった情報を残しています。

こうした情報を積み重ねることで、次回以降の攻め方を考える材料になっています。

退職者が出た時に、情報を残す価値を改めて実感した

—— 導入後に感じた変化はありますか？

水上さん：導入後、実際に退職者が出たことで、フロシキに情報を残しておく価値を強く感じました。担当者が退職した後、その人が担当していた施設を引き継ぐ場面がありました。

これまでは、担当者本人に確認できなければ分からない情報も多くありましたが、フロシキ上で施設名を検索すれば場所が分かり、登録されている内容から設備や過去の情報を確認することができました。

すぐに価値が見える部分もありますが、使い続けて情報が蓄積されるほど、その価値はさらに高まっていくと感じています。

特に、引き継ぎやメンテナンス対応において、地図上に情報が残っていることは大きな安心材料になっています。

情報を探す時間が短くなり、対応の効率化につながっている

—— 成果として感じていることはありますか？

水上さん：売上への直接的な効果を数値で示すことは難しいものの、情報の引き出しが早くなったことは大きな効果だと感じています。

これまでは、退職した担当者に聞けない情報や、過去の現場情報を一から調べる必要がある場面もありました。

フロシキに情報を残しておけば、現場に行く前に過去の履歴や設置状況を確認でき、対応までの準備がスムーズになります。また、新規営業においても、訪問履歴を振り返ることで、次回の再訪問やアプローチ方法を検討しやすくなります。

今後、活動履歴がさらに蓄積されていくことで、新規営業の成果にもつながっていくことを期待しています。

新しく入った社員も、使いやすいと言っている

—— 現場の反応はいかがでしょうか？

水上さん：実際に使っている社員からも「使いやすい」という声があり、訪問後に記録を残す習慣づけが進んでいます。

新規営業先に訪問した際には、すぐにピンを登録し、活動履歴を残すようにしています。沖縄拠点では新しい社員も入り、フロシキを活用しながら営業活動を進めています。

今後は、入力した情報を次のアクションにどう活用していくかが重要だと感じています。新規営業を継続していく中で、活動履歴が増えていけば、より良い営業管理の形になっていくと考えています。

属人化している営業・メンテナンス情報を共有したい会社に向いている

—— 同業の方におすすめするとしたら、どのような会社に向いていると思いますか？

水上さん：営業やメンテナンス情報が属人化している会社には向いていると思います。

特に、担当者が変わった時に情報共有がうまくできていない会社や、現場ごとの履歴を残しておく必要がある会社には役立つサービスですよね。担当者が変わっても、過去の情報を確認しながら対応できるため、営業担当者ごとのサービス品質の差を減らすことにもつながります。

また地図ベースの管理ができるので、土地改良区のように、施設や設備の位置情報を管理する団体にも相性が良いと感じています。実際に、石垣島で登録している設備位置をフロシキ上で見せたところ、管理側の方から「それは欲しい」と関心を持たれたこともありました。

道がないような場所や、草むらの中にある設備など、担当者の頭の中にしかない情報を地図上に残せることは、管理する側にとっても大きな価値があります。

活動履歴を、そのまま業務報告につなげていきたい

—— 今後の活用について教えてください。

今後は、フロシキの日報機能を会社の業務報告の仕組みに組み込んでいきたいと考えています。

現在は別の社内システムで業務報告を行っていますが、フロシキ上で活動履歴を登録しているにもかかわらず、別システムでも報告を書く必要があると二度手間になってしまいます。

理想としては、フロシキに活動履歴を入力することが、そのまま業務報告につながる形です。必要に応じて内容を少し修正・追記するだけで、日報として提出できるようになれば、営業担当者の負担も減り、情報の蓄積もより進みやすくなります。

また、新規営業においては目標管理機能も活用しながら、訪問数や商談数などを把握し、営業活動の改善にもつなげていきたいと考えています。

フロシキを単なる地図管理ツールではなく、営業・メンテナンス・業務報告をつなぐ基盤として、さらに活用していきたいと考えています。

※掲載内容はインタビューをもとに構成しております。